Der unterschätzte Grund, warum du mittags schon platt bist

Ein Muster taucht in fast jedem zweiten Coaching-Gespräch auf: Um zehn Uhr morgens sind die Antworten klar, die Argumente sauber, der Blick wach. Um vier Uhr nachmittags klingt dieselbe Führungskraft knapper, entscheidet vorsichtiger, hört weniger zu. Der Kalender hat sich in der Zwischenzeit kaum verändert. Etwas anderes ist aufgebraucht.

Im aktuellen Video, „Die 3 unsichtbaren Energie-Räuber im Führungsalltag", zeige ich drei konkrete Stellen, an denen dieser Verlust entsteht. Hier will ich einen Schritt weitergehen: woher die Wirkung dieser Räuber eigentlich kommt und warum sie sich so lange unbemerkt anhäuft.

Was ein Mensch wirklich kostet

Der erste Ort, an dem Energie verschwindet, sind andere Menschen. Jede Unterbrechung durch eine Person verlangt zwei Dinge gleichzeitig: einen Aufmerksamkeitswechsel und eine soziale Reaktion. Beide zusammen kosten mehr als jedes für sich.

Die Psychologin Sigal Barsade von der Yale School of Management hat in einer vielzitierten Studie gezeigt, dass sich Stimmungen innerhalb einer Gruppe messbar übertragen, und zwar innerhalb weniger Minuten. Wer mit einer gereizten oder gestressten Person spricht, übernimmt einen Teil dieses Zustands, unabhängig davon, worum es im Gespräch eigentlich ging. Der Inhalt der Frage ist oft harmlos: „Hast du kurz Zeit?" Die emotionale Fracht, die mitkommt, ist es nicht.

Das erklärt, warum manche Gespräche fünf Minuten dauern und trotzdem eine halbe Stunde Erholung brauchen. Die Uhrzeit im Kalender sagt darüber nichts aus. Für eine Führungskraft heisst das: Die Zusammensetzung eines Tages zählt mehr als seine Länge. Ein Nachmittag mit drei schwierigen Personalgesprächen hintereinander hinterlässt eine andere Person als ein Nachmittag mit drei sachlichen Projektupdates, selbst bei identischer Meetingzeit.

Warum die Menge der Entscheidungen zählt

Der zweite Ort ist die schiere Zahl der Entscheidungen. Eine einzelne komplexe Entscheidung kostet Energie. Zehn banale Entscheidungen hintereinander kosten oft mehr, weil das Gehirn zwischen ihnen keine Pause zum Auftanken bekommt.

Die Psychologinnen Sheena Iyengar und Mark Lepper haben das im Jahr 2000 in einem Feldversuch in einem Supermarkt gezeigt. An einem Verkaufsstand mit 24 Sorten Konfitüre blieben deutlich mehr Menschen stehen als an einem Stand mit nur sechs Sorten. Gekauft haben am Ende aber weitaus mehr von denen, die nur sechs Optionen vor sich hatten. Mehr Auswahl hat Neugier erzeugt und gleichzeitig die Fähigkeit verringert, sich tatsächlich für etwas zu entscheiden.

Barack Obama hat während seiner Präsidentschaft öffentlich gemacht, warum er fast ausschliesslich graue oder blaue Anzüge trug: Er wollte seine Entscheidungskraft nicht mit der Frage verbrauchen, was er anzieht, weil an diesem Tag ohnehin genug wichtige Entscheidungen auf ihn warteten. Dahinter steckt derselbe Haushalt: ein begrenztes Kontingent an bewussten Entscheidungen pro Tag, das dort eingesetzt werden sollte, wo es zählt.

Im Führungsalltag konkurrieren zwanzig kleine Freigaben am Vormittag mit der einen strategischen Entscheidung am Nachmittag um dasselbe Kontingent. Wer das nicht steuert, trifft die wichtige Entscheidung mit den Resten des Tages.

Was Unfertiges im Kopf kostet

Der dritte Ort ist alles, was offen bleibt. Die litauische Psychologin Bluma Zeigarnik beobachtete in den 1920er-Jahren, dass sich Kellner an unbezahlte Bestellungen deutlich besser erinnerten als an bereits abgeschlossene. Sobald eine Rechnung beglichen war, verschwand sie aus dem Gedächtnis. Unerledigtes dagegen blieb aktiv präsent, ganz ohne bewusste Anstrengung.

Die Organisationspsychologin Sophie Leroy hat 2009 an der University of Minnesota untersucht, was das für die Arbeit bedeutet. Ihr Befund: Menschen müssen aufhören, an eine Aufgabe zu denken, um ihre Aufmerksamkeit vollständig auf eine andere zu übertragen. Wird eine Aufgabe unterbrochen statt abgeschlossen, bleibt ein Rest davon aktiv und beansprucht Kapazität, die für die nächste Aufgabe fehlt. Leroy nennt das Attention Residue.

Eine Inbox mit 40 unbeantworteten Anfragen kostet deshalb Energie, selbst wenn in diesem Moment niemand daran arbeitet. Jede einzelne davon ist im Hintergrund aktiv, ähnlich wie eine App, die offen bleibt, auch wenn sie gerade niemand nutzt. Für eine Führungskraft mit fünfzehn offenen Projekten, sieben ausstehenden Personalentscheidungen und einer vollen Inbox bedeutet das: Ein Teil der Kapazität ist ständig gebunden, lange bevor der eigentliche Arbeitstag beginnt.

Warum die Umgebung mehr Hebel hat als Willenskraft

Der vierte Ort betrifft die Umgebung selbst. Der Psychologe Kurt Lewin formulierte bereits in den 1930er-Jahren eine Formel, die bis heute zu den meistzitierten der Verhaltenswissenschaft gehört: Verhalten ist eine Funktion aus Person und Umgebung, B = f(P, E). Ein grosser Teil dessen, was wie Disziplin oder fehlende Disziplin aussieht, ist das Ergebnis der Umgebung, in der eine Entscheidung getroffen wird.

Ein offener Grossraumbüroplatz mit Blickkontakt zu vier Kolleginnen produziert andere Entscheidungen als ein ruhiger Raum ohne Sichtlinie zur Tür. Ein Kalender mit Meetings im 30-Minuten-Takt produziert andere Entscheidungen als ein Kalender mit zusammenhängenden Blöcken. Die Person ist in beiden Fällen dieselbe. Die Umgebung entscheidet, wie viel von ihrer Energie für Führung übrig bleibt und wie viel allein fürs Funktionieren in dieser Umgebung draufgeht.

Das ist auch der Grund, warum reine Willenskraft als Lösung so oft scheitert. Willenskraft muss jeden Tag neu gegen dieselbe Umgebung antreten. Eine veränderte Umgebung muss das nicht.

Die entscheidende Frage

Vier Orte, an denen Energie verschwindet: Menschen, Entscheidungsmenge, Unfertiges, Umgebung. Keiner davon lässt sich mit mehr Willenskraft lösen. Alle vier lassen sich gestalten.

Wenn du auf die letzten sieben Tage zurückblickst: Welcher dieser vier Orte hat dir am meisten Energie gekostet, ohne dass du es im Moment bemerkt hast? Und was würde sich ändern, wenn du genau dort eine einzige Sache anders gestaltest?

Die konkreten Handgriffe dazu, wie du diesen vier Räubern im Alltag Grenzen setzt, zeige ich im Video.

Falls du deine eigene Energiebilanz einmal von aussen anschauen willst: Dafür gibt es ein kurzes Energie-Assessment. ➔ Hier Termin aufsetzen

„Energie, nicht Zeit, ist die eigentliche Währung von Spitzenleistung." (Jim Loehr und Tony Schwartz)