Beschäftigt oder wirksam? Warum viele Leader zu wenig bewegen – und wie du das änderst

Es gibt eine unbequeme Wahrheit im Leadership, die man erst erkennt, wenn man ehrlich auf den eigenen Kalender schaut:

Man kann ein ganzes Jahr lang enorm beschäftigt sein – ohne jemals wirklich wirksam gewesen zu sein.

Viele Führungskräfte bestreiten ihren Alltag wie ein perfekt geöltes System: Meetings, Entscheidungen, Mails, Eskalationen. Von außen sieht das beeindruckend aus. Intern fühlt es sich oft sogar gut an: klare To-dos, erkennbare Fortschritte, ein Alltag voller Aktivität.

Doch genau hier liegt das Paradox:

👉 Beschäftigt zu sein gibt dir sofortige Befriedigung – Wirksamkeit zeigt sich erst später.
👉 Beschäftigt erzeugt Bewegung – wirksam erzeugt Bedeutung.
👉 Beschäftigt ist sichtbar – Wirksamkeit wirkt im Unsichtbaren.

Diese Unterscheidung ist nicht philosophisch, sondern praktisch. Und sie ist messbar.

Warum Aktivität uns täuscht – und die Forschung das bestätigt

Die Psychologie kennt dafür einen Begriff: „Action Bias“ – der Drang, lieber etwas zu tun als nichts zu tun, selbst wenn das „Etwas“ die Situation verschlechtert.

Eine Metastudie der Harvard Kennedy School zeigt, dass Menschen in unklaren Situationen reflexhaft handeln, selbst wenn Nachdenken objektiv bessere Ergebnisse erzeugt hätte.

Für Leader ist das fatal – denn Leadership ist in seinem Kern Reflexionsarbeit. Genau das, was in turbulenten Zeiten als Erstes ausfällt.

Noch schärfer wird es, wenn man Forschung zu Wirksamkeit von Führungsteams betrachtet. Die McKinsey-Studie „Leadership at Scale“ fand:

• Unternehmen mit „hoher Führungsqualität“ (gemessen an Klarheit, Priorisierung, Coaching) outperformen den Markt um +37 %.

• Unternehmen mit „hoher operativer Aktivität, niedriger Führungsqualität“ schneiden signifikant schlechter ab – trotz (!) hoher Arbeitsintensität.

Mit anderen Worten:
Der Unterschied ist nicht, wie viel du arbeitest, sondern wofür du arbeitest.

Der unsichtbare Mechanismus: Warum wir lieber beschäftigt bleiben

In Coachings mit CEOs und Bereichsleitern sehe ich immer wieder die gleichen Muster:

1. Beschäftigt sein gibt Kontrolle – Wirksamkeit gibt Unsicherheit

Beim Abarbeiten weißt du, was zu tun ist.
Bei Wirksamkeit weißt du oft nur, welche Frage als Nächstes gestellt werden müsste.

2. Beschäftigt sein ist sozial erwünscht – Wirksamkeit irritiert

Wenn du den ganzen Tag beschäftigt wirkst, applaudiert das System.
Wenn du dir Zeit nimmst zum Denken, wirkt das irritierend – obwohl es die eigentliche Führungsarbeit ist.

3. Beschäftigt sein ist sofort messbar – Wirksamkeit erst langfristig

Ein abgehakter Task gibt Dopamin.
Eine klarere Vision gibt dir – zunächst – nur mehr Verantwortung.

Kein Wunder also, dass so viele Leader im Modus der Beschäftigung bleiben.

Die stille Gefahr: Organisationen, die beschäftigt wirken – aber nicht vorankommen

Wir sehen das in vielen KMUs und Mittelständlern:

• hohe operative Intensität

• viele parallele Aktivitäten

• volle Kalender

Doch unter der Oberfläche fehlen oft drei Dinge:

1. Strategische Richtung

2. Kulturelle Standards

3. Verantwortungs- und Empowerment-Strukturen

Die Folgen sind dieselben, die du auch in deinen Artikeln zur Verantwortungskultur und Gewinnerteams beschreibst:

• Führungskräfte rutschen in reaktives Verhalten

• Teams bleiben unter Potenzial

• Initiativen versanden, weil niemand wirklich führt

Man arbeitet viel – aber man kommt wenig voran.

Was starke Leader anders machen: Sie schaffen Raum für Wirksamkeit

Top-Leader unterscheiden sich nicht durch mehr Aktivität, sondern durch mehr intentionale Leere.

Ja, Leere.

1. Sie planen Wirksamkeit explizit ein.

Nicht „wenn Zeit ist“, sondern täglich und wöchentlich.

2. Sie nutzen Reflexionsräume als Produktivitätsbooster.

Untersuchungen der Harvard Business School zeigen:
Teams, die 15 Minuten pro Tag reflektieren, steigern ihre Leistungsfähigkeit um +23 % gegenüber Teams ohne Reflexion.

3. Sie machen Unsichtbares sichtbar.

Sie sprechen Gedanken aus, die bisher unklar waren.
Sie hinterfragen Routinen, die niemand beachtet.
Sie setzen Standards, die sofort Orientierung erzeugen.

Das ist keine Esoterik. Das ist Leadership.

Der eine Leitgedanke, der deine Woche verändert

Die Frage lautet nicht:

„Wie erledige ich alles?“

Sondern:

„Welche meiner Tätigkeiten erzeugen echte Wirkung – und welche lediglich Bewegung?“

Dieser Unterschied ist dein größter Hebel.

Drei praktische Moves für mehr Wirksamkeit im Alltag

Im Gegensatz zum MMI hier drei andere, zusätzliche Ansätze:

1. Die 5-%-Regel für Wirksamkeit

Reserviere 5 % deiner Woche (ca. 2 Stunden) ausschließlich für:

• Zukunftsentscheidungen

• Teamidentität

• Standards

• Verantwortungsarchitektur

• strategische Priorisierung

Diese Zeit amortisiert sich mehrfach.

2. Das „Weglassen statt Hinzufügen“-Prinzip

Spitzenleistung entsteht nicht durch mehr Aktivitäten, sondern durch bessere Auswahl.
Streiche diese Woche eine Aktivität, die du bisher nur aus Gewohnheit machst.

3. Sichtbare Standards installieren

Wähle einen Satz, der dein Team ab sofort prägt. Beispiele:

• „Wir schließen sauber ab.“

• „Wir denken zwei Schritte voraus.“

• „Wir halten Zusagen – immer.“

Standards erzeugen Orientierung – und Orientierung erzeugt Wirksamkeit.

Fazit: Wirksamkeit ist ein Energieverstärker – keine Zusatzlast

Beschäftigt sein verbraucht Energie.
Wirksamkeit verstärkt Energie – deine und die deines Teams.

Wenn du den Unterschied spürst, verändert sich deine Woche.
Wenn dein Team den Unterschied spürt, verändert sich dein Unternehmen.

Peter Drucker sagte es so klar, wie es nur geht:

„There is nothing so useless as doing efficiently what should not be done at all.“

Die Frage, die bleibt:

Was davon tust du heute noch – und was davon wirst du ab morgen wirksam gestalten?

Wenn du deine Führungswirkung 2026 systematisch erhöhen willst

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Es ist maßgeschneidert für Leader, die besser statt mehr wollen.

👉 Schreib mir eine DM – ich sage dir gern, ob es für deine Situation passt.